Κατάλογος ενεργών πολιτικών

Πλήρης πολιτική

Ενημέρωση απορρήτου πλατφόρμας Moodle

Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας

1. Ταυτότητα και επικοινωνία

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας, με έδρα στη ΖΕΠ του Δήμου Κοζάνης. Επικοινωνία: 2461056200, rector@uowm.gr. Για ζητήματα προστασίας δεδομένων και άσκηση δικαιωμάτων μπορείτε να επικοινωνείτε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) στο dpo@uowm.gr.

2. Πεδίο εφαρμογής και σκοποί

Η παρούσα ενημέρωση αφορά φοιτητές, διδάσκοντες και λοιπούς εξουσιοδοτημένους χρήστες της πλατφόρμας Moodle και των συνδεδεμένων υπηρεσιών τηλεκπαίδευσης που χρησιμοποιούνται για τις εκπαιδευτικές δραστηριότητες του Πανεπιστημίου. Τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για ταυτοποίηση και διαχείριση πρόσβασης, εγγραφή και συμμετοχή σε μαθήματα, διάθεση εκπαιδευτικού υλικού, επικοινωνία, υποβολή εργασιών, αξιολόγηση, τεχνική υποστήριξη και ασφάλεια της υπηρεσίας. Η σύγχρονη διδασκαλία πραγματοποιείται μέσω της εκάστοτε εγκεκριμένης υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης. Η ζωντανή μετάδοση δεν συνεπάγεται αυτομάτως καταγραφή.

3. Νομικές βάσεις

Η επεξεργασία που είναι αναγκαία για την εκπαιδευτική αποστολή του Πανεπιστημίου, περιλαμβανομένης της αναγκαίας διαχείρισης και ασφαλούς λειτουργίας της τηλεκπαίδευσης, βασίζεται στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. ε΄ και παρ. 3 ΓΚΠΔ, σε συνδυασμό με το εφαρμοστέο θεσμικό πλαίσιο της ανώτατης εκπαίδευσης.

Η χρήση της πλατφόρμας ή η λήψη γνώσης της ενημέρωσης δεν αποτελεί συγκατάθεση. Για διακριτή, πραγματικά προαιρετική επεξεργασία που βασίζεται σε συγκατάθεση, αυτή ζητείται χωριστά, για συγκεκριμένο σκοπό, και ανακαλείται χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας. Η άρνηση δεν επηρεάζει την πρόσβαση στις εκπαιδευτικές υπηρεσίες που δεν απαιτούν την προαιρετική επεξεργασία.

Η συνήθης χρήση του Moodle δεν δικαιολογεί γενική συλλογή ειδικών κατηγοριών δεδομένων. Εάν απαιτείται τέτοια επεξεργασία, π.χ. για εκπαιδευτικές προσαρμογές, παρέχεται ειδική ενημέρωση με την εφαρμοστέα βάση του άρθρου 6, την ειδική προϋπόθεση του άρθρου 9 παρ. 2 και τις σχετικές εγγυήσεις. Μην αναρτάτε δεδομένα υγείας ή άλλα άσχετα προσωπικά δεδομένα σε κοινόχρηστα πεδία.

4. Δεδομένα και πηγές

Ανάλογα με τη λειτουργία που χρησιμοποιείτε, η επεξεργασία αφορά:

• Στοιχεία λογαριασμού και επικοινωνίας: ονοματεπώνυμο, αναγνωριστικό χρήστη ή αριθμό μητρώου, ιδιότητα και ηλεκτρονική διεύθυνση. Τηλέφωνο μόνο εφόσον απαιτείται για συγκεκριμένη λειτουργία και έχει δηλωθεί ο σχετικός σκοπός.
• Εκπαιδευτικά δεδομένα: εγγραφές σε μαθήματα, εργασίες, απαντήσεις, βαθμολογία, ανατροφοδότηση και στοιχεία συμμετοχής ή ολοκλήρωσης δραστηριοτήτων, όπου χρησιμοποιούνται. Τα στοιχεία συμμετοχής δεν περιγράφονται ως απλά στοιχεία ταυτοποίησης.
• Περιεχόμενο επικοινωνίας: μηνύματα, συζητήσεις, σημειώσεις και καταχωρίσεις ημερολογίου που υποβάλλετε. Η ορατότητα εξαρτάται από τον χώρο και τις ρυθμίσεις της δραστηριότητας.
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, χρόνος σύνδεσης και αιτήματος, προσπελάσεις, στοιχεία συσκευής και περιηγητή, ζητούμενες διευθύνσεις, αποκρίσεις και σφάλματα, στο αναγκαίο μέτρο για λειτουργία και ασφάλεια.
• Εικόνα, φωνή, εμφανιζόμενο όνομα, συνομιλία και περιεχόμενο διαμοιραζόμενης οθόνης κατά την τηλεδιάσκεψη. Αποθήκευσή τους ως καταγραφή επιτρέπεται μόνο υπό τους όρους της ενότητας 5.

Τα δεδομένα προέρχονται από εσάς, από τις ενέργειές σας στην υπηρεσία και από τους διδάσκοντες κατά την αξιολόγηση. Τα υποχρεωτικά πεδία πρέπει να επισημαίνονται με τον σκοπό τους. Η μη παροχή αναγκαίων στοιχείων μπορεί να εμποδίσει τη συγκεκριμένη λειτουργία· η μη συμπλήρωση προαιρετικών πεδίων δεν αποκλείει τη φοίτηση.

5. Τηλεδιασκέψεις και καταγραφές

Η ενεργοποίηση κάμερας ή μικροφώνου και η καταγραφή αποτελούν διακριτές πράξεις. Η είσοδος ή παραμονή σε συνεδρία δεν συνιστά συγκατάθεση για καταγραφή. Πριν από κάθε επιτρεπόμενη καταγραφή παρέχεται ειδική ενημέρωση για τον σκοπό, τη νομική βάση, τα δεδομένα που καταγράφονται, τους αποδέκτες, τον χρόνο διατήρησης και τον τρόπο άσκησης δικαιωμάτων.

Η καταγραφή διαλέξεων ή εξετάσεων δεν αποτελεί προεπιλεγμένη ή απεριόριστη λειτουργία. Προϋποθέτει τεκμηριωμένη αναγκαιότητα και αναλογικότητα και απόφαση του αρμόδιου οργάνου, όπου απαιτείται. Απαγορεύονται μη εγκεκριμένες τοπικές καταγραφές και αναδημοσιεύσεις.

6. Αποδέκτες και πάροχοι

Πρόσβαση παρέχεται στους αρμόδιους διδάσκοντες και στο εξουσιοδοτημένο διοικητικό και τεχνικό προσωπικό, στο μέτρο που απαιτεί ο ρόλος τους. Οι συμμετέχοντες σε κοινή εκπαιδευτική δραστηριότητα βλέπουν το περιεχόμενο που προορίζεται για κοινή χρήση, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις της δραστηριότητας. Η βαθμολογία, τα στοιχεία επικοινωνίας και οι ατομικές υποβολές δεν πρέπει να καθίστανται γενικά ορατά χωρίς ειδική αναγκαιότητα και νόμιμη βάση.

Εξωτερικοί πάροχοι που ενεργούν για λογαριασμό του Πανεπιστημίου δεσμεύονται από σύμβαση σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ και τεκμηριωμένες εντολές. Η ιδιότητα κάθε παρόχου εξετάζεται ανά πράξη επεξεργασίας. Η χρήση λογισμικού Moodle δεν συνεπάγεται αφ’ εαυτής ότι η εταιρεία Moodle λαμβάνει δεδομένα.

Για τις σύγχρονες εκπαιδευτικές συνεδρίες χρησιμοποιείται η υπηρεσία Zoom, η οποία εξετάζεται χωριστά από την υποδομή Moodle ως προς τους αποδέκτες, τους παρόχους υποστήριξης, την αποθήκευση και την τυχόν πρόσβαση από τρίτες χώρες. Η ειδική ενημέρωση πριν από καταγραφή συμπληρώνει την παρούσα ενημέρωση.

7. Ασφάλεια και περιορισμός χρήσης

Το Πανεπιστήμιο οφείλει να εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα βάσει του κινδύνου, όπως ελεγχόμενη πρόσβαση, διαχείριση δικαιωμάτων, ασφαλή μεταφορά, ενημερώσεις λογισμικού και διαδικασίες αντιμετώπισης περιστατικών. Η συγκεκριμένη κρυπτογράφηση εξαρτάται από την υπηρεσία και τη διαμόρφωση· δεν παρέχεται γενική διαβεβαίωση κρυπτογράφησης από άκρο σε άκρο. Χρησιμοποιείτε μόνο εγκεκριμένα μέσα για αποθήκευση και διαμοιρασμό εκπαιδευτικού περιεχομένου.

Η πρόσβαση σε εκπαιδευτικά δεδομένα περιορίζεται στον δηλωμένο σκοπό. Νέος σκοπός, όπως δημόσια ανάρτηση καταγραφής, απαιτεί προηγούμενο έλεγχο νομιμότητας και αντίστοιχη ενημέρωση. Η παραγωγή πραγματικά ανώνυμων στατιστικών διακρίνεται από τη χρήση αναγνωρίσιμων ή ψευδωνυμοποιημένων αρχείων χρήσης.

8. Cookies

Τα απολύτως αναγκαία cookies χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία υπηρεσίας που ζητάτε, όπως η διατήρηση σύνδεσης. Άλλα cookies ή τεχνολογίες παρακολούθησης ενεργοποιούνται μόνο μετά την απαιτούμενη προηγούμενη συγκατάθεση, την οποία μπορείτε να ανακαλείτε εξίσου εύκολα. Η μη αποδοχή προαιρετικών cookies δεν πρέπει να αποκλείει την αναγκαία εκπαιδευτική λειτουργία.

9. Χρόνοι διατήρησης

Δεν εφαρμόζεται ένας ενιαίος χρόνος σε όλα τα δεδομένα. Η διατήρηση καθορίζεται από τον σκοπό, τις εκπαιδευτικές και νόμιμες υποχρεώσεις και τις προβλεπόμενες διαδικασίες αμφισβήτησης της αξιολόγησης. Μετά τη λήξη του εφαρμοστέου χρόνου τα δεδομένα διαγράφονται με ασφάλεια ή ανωνυμοποιούνται πραγματικά. Ειδική διατήρηση για εκκρεμή διαφορά περιορίζεται στα αναγκαία στοιχεία και στη διάρκειά της.

10. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Η χρήση του λογισμικού Moodle από το Πανεπιστήμιο δεν συνεπάγεται από μόνη της διαβίβαση δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) ούτε πρόσβαση της εταιρείας Moodle στα δεδομένα. Για την πλατφόρμα Moodle εξετάζονται η πραγματική υποδομή φιλοξενίας, τα αντίγραφα ασφαλείας, τα πρόσθετα και η τυχόν τεχνική υποστήριξη με πρόσβαση στα δεδομένα. Για τις σύγχρονες συνεδρίες μέσω Zoom εξετάζονται χωριστά ο συμβατικός πάροχος και οι υποεκτελούντες, ο τόπος επεξεργασίας και αποθήκευσης, καθώς και η ενδεχόμενη απομακρυσμένη πρόσβαση από χώρα εκτός ΕΟΧ. Η επιλογή κέντρου δεδομένων εντός ΕΟΧ δεν αποκλείει από μόνη της τέτοια πρόσβαση.

Εφόσον, για συγκεκριμένη από τις παραπάνω υπηρεσίες, δεδομένα μεταφέρονται ή καθίστανται προσβάσιμα από τρίτη χώρα, η διαβίβαση πραγματοποιείται μόνο με εφαρμοστέο μηχανισμό του Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ. Πριν από τη χρήση της υπηρεσίας γνωστοποιούνται στην παρούσα ενημέρωση η σχετική υπηρεσία, η χώρα ή οι χώρες προορισμού, οι αποδέκτες ή οι κατηγορίες τους, η ύπαρξη ή απουσία απόφασης επάρκειας, οι εφαρμοζόμενες κατάλληλες εγγυήσεις και ο τρόπος λήψης αντιγράφου τους ή ενημέρωσης για αυτές. 

11. Αυτοματοποιημένη αξιολόγηση

Δεν πραγματοποιείται αυτοματοποιημένη αξιολόγηση.

12. Δικαιώματα και καταγγελίες

Μπορείτε να ζητήσετε πρόσβαση, διόρθωση και, υπό τις προϋποθέσεις του ΓΚΠΔ, διαγραφή ή περιορισμό της επεξεργασίας. Για επεξεργασία βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. ε΄ έχετε δικαίωμα εναντίωσης για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας. Η φορητότητα εφαρμόζεται όταν η αυτοματοποιημένη επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση ή σύμβαση, όχι γενικά σε επεξεργασία λόγω δημόσιας αποστολής. Όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, μπορείτε να την ανακαλέσετε.

Εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις του άρθρου 22 ΓΚΠΔ, έχετε επίσης το δικαίωμα να μη βασίζεται απόφαση που παράγει έννομα αποτελέσματα ή σας επηρεάζει με παρόμοιο σημαντικό τρόπο αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία, με τις εξαιρέσεις και εγγυήσεις που ορίζει η διάταξη.

Αποστείλετε το αίτημά σας στο dpo@uowm.gr. Η έλλειψη κουμπιού εξαγωγής ή διαγραφής στην πλατφόρμα δεν καταργεί τα δικαιώματά σας. Εφόσον υπάρχουν εύλογες αμφιβολίες για την ταυτότητα, μπορεί να ζητηθούν αναγκαίες πρόσθετες πληροφορίες ταυτοποίησης. Απαντούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και εντός ενός μήνα από την παραλαβή· όπου απαιτείται λόγω πολυπλοκότητας ή πλήθους αιτημάτων, η προθεσμία μπορεί να παραταθεί έως δύο ακόμη μήνες, με ενημέρωση και αιτιολόγηση εντός του πρώτου μήνα.

Η διαγραφή δεν είναι απόλυτη και εξετάζεται ιδίως σε σχέση με νόμιμες υποχρεώσεις και την εκπαιδευτική αποστολή. Τυχόν μη ικανοποίηση αιτήματος αιτιολογείται. Έχετε δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (https://www.dpa.gr), ανεξάρτητα από προηγούμενη επικοινωνία με το Πανεπιστήμιο, καθώς και δικαστικής προσφυγής.

13. Ενημέρωση και αλλαγές

Η παρούσα ενημέρωση είναι διαθέσιμη πριν από τη συλλογή των δεδομένων. Όταν δεδομένα λαμβάνονται από άλλη πηγή, παρέχονται οι πληροφορίες του άρθρου 14 εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, εκτός εάν εφαρμόζεται νόμιμη εξαίρεση. Ουσιώδεις αλλαγές γνωστοποιούνται με πρόσφορο τρόπο και νέος σκοπός επεξεργασίας γνωστοποιείται πριν αρχίσει η σχετική επεξεργασία. Η λήψη γνώσης δεν αποτελεί παραίτηση από δικαιώματα.

Έκδοση: Σεπτέμβριος 2026